Visuelles Beispiel

newsletter

 

 
 

Allgemein

Das Modul Newsletter beinhaltet eine komplette Lösung zur Erstellung, Verwaltung und zum Versenden von Newslettern sowie dem Verwalten von Anmeldungen.

Leistungsmerkmale

  • Besucher können sich für verschiedene Newsletter registrieren
  • Redakteure können die Newsletter im System erstellen und verwalten
  • Unterstützung unterschiedlicher Newsletter für bestimmte Benutzergruppen
  • Versand der Newsletter direkt aus dem System heraus
  • Schnellstmöglicher Versand durch parallele Verarbeitung in mehreren Prozessen (Threads)
  • Unterstützung von Text- und HTML-Newsletter
  • Personalisierung der Newsletter über Platzhalter mit Benutzerinformationen
  • Benutzer werden nur einmal im System gespeichert
  • Integriertes Linkmanagement
  • Testversand an Redakteur
  • Integrierte statistische Auswertung durch „Link-Tracking“
  • Optionaler Abonnenten-Import

Hinweis: Bei der Anmeldung zu einem Newsletter wird (falls noch nicht vorhanden) automatisch ein neuer Nutzer ohne Rolle in der Benutzerverwaltung und damit verbunden ein Kontaktobjekt angelegt.
Für das Modul sind auch mehrere Customization Points verfügbar. Näheres finden Sie im Partner- und Supportportal.

 

 
 

Spezielle Einstellungen

Folgende spezielle Einstellungen können getroffen werden:

Abb.: Spez. Einstellungen Newsletter

Für das Abonnement kann aus den vorhandenen Newslettern (Objekte müssen freigegeben und veröffentlicht sein) ein oder mehrere Standardnewsletter gewählt und das Standardformat (Text / HTML) gesetzt werden.  Die hier gesetzten Werte kommen zur Anwendung, wenn bei der Anmeldung zum Newsletter keine abweichende Auswahl getroffen wird.
Weitere Einstellungen betreffen die zahlreichen zu verwendenden Templates:

  • Modul-Template für Ausgaben: Wählen Sie hier das gewünschte Template, falls ein von den "Allgemeinen Einstellungen" abweichendes Modul-Template gewünscht wird.
  • Anmeldeformular: Wählen Sie hier das gewünschte Template für die Newsletter-Anmeldung.
  • Anmeldungsfehler: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige von Problemen bei der Anmeldung.
  • Kontaktformular: Wählen Sie hier das gewünschte Template für das Kontaktformular.
  • Fehler beim Speichern des Kontakts: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige von Problemen beim Speichern des Kontaktes.
  • Bereits angemeldet: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige der entsprechenden Meldung.
  • Anmeldung abgeschlossen: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige der entsprechenden Meldung.
  • Neu abonniert(Kopf): Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige des Kopfbereiches der Liste neu abonnierter Newsletter.
  • Neu abonniert(Liste): Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige eines Elementes der Liste neu abonnierter Newsletter.
  • Bereits abonniert(Kopf): Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige des Kopfbereiches der Liste der bereits abonnierten Newsletter.
  • Bereits abonniert(Liste): Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige eines Elementes der Liste der bereits abonnierten Newsletter.
  • Abonnentendaten Änderungsformular: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Änderung der Abonnentendaten.
  • Abonnentendaten Änderung abgeschlossen: Wählen Sie hier das gewünschte Template zur Anzeige der entsprechenden Meldung.
 
 

Newsletter-Objekt:

Für jeden neuen Newsletter-Typ (z.B. Sales Newsticker) wird ein neues Objekt benötigt, nicht jedoch für jeden versendeten Newsletter (z.B. Sales Newsticker 12/2008). Der Inhalt des versendeten Newsletters wird zum erneuten Versand überschrieben.

Basisdaten eines Newsletters

Abb.: Das Basisdaten-Formular eines Newsletters.

Die einzelnen Felder der Basisdaten haben die folgende Bedeutung:

  • Titel: Der Titel dient zum Identifizieren des Newsletters.
  • Beschreibung: Kann zum Speichern von internen Bemerkungen zum Newsletter genutzt werden.
  • Absender Parameter: Jede Newsletter-Typ kann seinen eigenen Absendernamen, Absender-Email-Adresse und Betreff besitzen. Diese Informationen werden beim Empfänger im E-Mail-Programm (z.B. Outlook) angezeigt.

Hinweis: Wählen Sie die Absender-Angaben so, das Ihr Newsletter nicht als Spam gekennzeichnet wird. Prüfen Sie dies möglichst mit einem Testversand an verschiedene Provider.

  • Anrede: Die Anrede kann für jeden Newsletter durch Platzhalter definiert werden. Es besteht die Möglichkeit eine „Persönliche Anrede“, eine „Formale Anrede“ (jeweils in männlicher und weiblicher Form) wie auch eine „Allgemeine Anrede“ zu wählen. Je nach den gespeicherten Benutzerinformationen wird die passende Anrede verwendet. Im obigen Beispiel wird eine "Persönliche Anrede" dann verschickt, wenn Geschlecht, Vorname und Nachname des Adressaten bekannt sind (die Platzhalter [c:Firstname] und [c:Lastname] werden dann mit den  entsprechenden Feldern  der Kontakttabelle gefüllt). Ist nur Nachname und Geschlecht gespeichert, erfolgt die "Formale Anrede", fehlen diese Informationen, wird auf die "Allgemeine Anrede" zurückgegriffen. Es können auch weitere Felder der Kontakttabelle als Platzhalter verwendet werden, z.B. [c:company] oder [c:title].

Hinweis: Es ist hierzu erforderlich, den Platzhalter [salutation] in den Text- oder HTML-Inhalt des Newsletters einzubauen. Dieser wird dann durch die generierte Anrede ersetzt.

TEXT / HTML Inhalt

Der Inhalt des Newsletter kann  als TEXT- wie auch HTML-Version gespeichert werden. In der Textversion wird eine Unterteilung in Kopfzeile, Textbereich und Fußzeile verwendet. Die drei Teile werden dann  beim Versand zusammengefügt. 

Es ist eine typische Anforderung, dass dem Empfänger im Newsletter die Möglichkeit zum Abbestellen angeboten wird. Ein entsprechender Link wird durch den Platzhalter „[UnsubscribeLink]“ generiert. Wenn der Abonnent  seine Daten ändern können soll, wird der Platzhalter   „[EditSubscriptionLink]" verwendet.

Wenn Sie besuchte Links verfolgen wollen (Link Tracking), setzen Sie einfach den Platzhalter [link] vor und [/link] nach den Link. Beispiel: In TEXT-Emails schreiben Sie

[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]

In HTML-Emails verwenden Sie
<a href="[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]" target="_blank">...</a>

Einstellungen

Für die Verwaltung eines Newsletters, z.B. für die Aktivierung und Abmeldung müssen verschiedene Einstellungen getroffen werden.

 

Abb.: Diverse Einstellungen, die im zusätzlichen Register „Einstellungen“ vorgenommen werden

Einstellungen zur Aktivierung:

E-Mail für Aktivierung senden
Falls ausgewählt, wird das Double-Opt-In Verfahren zur Aktivierung angewendet. Das bedeutet, dass ein neuer Abonnent zunächst eine Aktivierungs-E-Mail erhält und einen Link in dieser E-Mail anklicken muss, um das Abonnement zu aktivieren.

Versende letzten Newsletter nach Aktivierung
Falls ausgewählt, erhält der Abonnent den letzten Newsletter automatisch nach erfolgreicher Registrierung bzw. Aktivierung. Dabei wird der aktuelle Newsletter-Inhalt versendet.

Weitere Parameter für die Aktivierungs-E-Mail
Weitere Parameter können in den Feldern „Absender Name“, „Absender E-Mail“, „Betreff“ und „Text E-Mail“ gesetzt werden. Verwenden Sie den Platzhalter [ActivationLink] in der Aktivierungs-E-Mail, wenn Sie das Double-Opt-In Verfahren verwenden wollen.

Template ‘erfolgreich aktiviert’
Das unter “Template ‘erfolgreich aktiviert’” ausgewählte Template wird angezeigt, wenn der Abonnent den Aktivierungslink klickt und die Anmeldung erfolgreich war.

Template ‘Fehlermeldung’
Falls ein Fehler bei der Anmeldung auftritt, z. B. weil der Abonnent bereits für diesen Newsletter registriert war, wird das ausgewählte „Template ‚Fehlermeldung‘“ angezeigt.

Einstellungen zur Abmeldung:

Template ‚erfolgreich abmelden‘
Dieses Template wird nach erfolgreicher Abmeldung angezeigt.

Template ‚Fehlermeldung‘
Dieses Template wird angezeigt, wenn ein Fehler bei der Abmeldung auftritt, z. B. wenn der Newsletter bereits früher abgemeldet wurde.

Newsletter Einstellungen:

Die BaseURL muss für die Linkbildung und verlinkte Ressourcen korrekt gesetzt sein. Relative Pfade im Newsletter werden unter Verwendung der BaseURL durch einen absoluten Pfad ersetzt.

SMTP Einstellungen:

Ein SMTP Server muss nicht unbedingt eingetragen werden (es wird dann der in der web.config eingetragene Standardwert verwendet).

Anzahl Newsletter pro Sendevorgang: Um den Newsletter zügig zu versenden, wird der Sendevorgang auf mehrere Prozesse (Threads) aufgeteilt, die jeweils ganze Blöcke von Newslettern verarbeiten. Wie groß so ein Block ist, kann hier eingetragen werden. Ist kein Eintrag vorhanden, verwendet contentXXL den Standardwert von 100.

Gleichzeitige Sendevorgänge: Hier kann eingetragen werden, wieviele Prozesse (Threads) gleichzeitig den Newsletter-Berg abarbeiten. Ist kein Eintrag vorhanden, verwendet contentXXL den Standardwert von 10.

Import, Test und Versand

Von allen Registern aus erreichen Sie die Funktionen „Import Abonnenten“, „Versenden – Test“ und „Versenden“.
Um Abonnenten zu importieren, benötigen Sie eine Datei im .txt oder .csv-Format. Hierbei können die E-Mail-Adressen ,- bzw. ;-separiert sein oder auch durch einen Zeilenumbruch getrennt. Man kann den Aktivierungsstatus, die Sprache und das Format einstellen. Bei Status "aktiviert" entfällt die Aktivierung durch die Empfänger. Wenn auch Kontaktdaten importiert werden sollen, muss ein eigener import geschrieben werden. Beispiele hierzu finden Sie im Supportportal.

„Versenden – Test” versendet den Newsletter sowohl in TEXT als auch HTML-Format an die Email-Adresse des aktuell angemeldeten Benutzers.

Versenden“ löst das Verschicken des Newsletters an alle Abonnenten aus. Zuvor erfolgt eine Abfrage, ob der Newsletter in allen Sprachen oder nur in der gewählten Sprachvariante verschickt werden soll.

Newsletter Statistik

Das Newsletter-Modul beinhaltet eine Statistik zu den Abonnements und zur Verwendung des Newsletters (Link-Tracking).

Abb.: Das Statistik Formular eines Newsletters

Oben links können Sie die Reportart (Bericht) wählen.

  • „Aktivierte Abonnements” zeigt Abonnenten, die sich zwischen Startdatum und Enddatum für den Newsletter registriert und diesen auch aktiviert haben.
  • „Alle Abonnements“ zeigt Email und Kontaktdaten aller Abonnenten unabhängig vom aktuellen Status.
  • Wenn Sie Link Tacking verwenden, finden Sie die Ergebnisse unter „ Besuchte Links (Ranking)”
  • „Newsletter Sendefortschritt“ zeigt während des Versendens des Newsletter den Sendefortschritt. Ab Release 5.70 muss die „Aktualisieren”-Schaltfläche nicht mehr verwendet werden, um den aktuellen Stand abzurufen. Der aktuelle Stand wird mit einem Fortschrittsbalken abgebildet.
  • Wenn sich Abonnenten vom Newsletter abgemeldet haben, werden sie unter „Abgemeldete Benutzer“ gelistet.
  • Möglicherweise aufgetretene Fehler beim Versand des Newsletters können Sie unter „Letzte Fehler“ sehen.
  • „Nicht aktivierte Abonnements” listet Benutzer, von denen das System noch keine Email-Bestätigung erhalten hat.  Möglicherweise haben diese Benutzer die Aktivierungsmail nicht erhalten (Spam).

Alle Ergebnisse können nach Startdatum, Enddatum, Email-Adresse und Sprache gefiltert werden. Wenn keine E-Mail eingegeben wird, erhalten Sie alle Treffer.

Newsletter und Datenschutzgrundverordnung: Meldet sich ein Abonnent von einem Newsletter ab, bleibt er in der Datenbank gespeichert und kann sich jederzeit wieder aktivieren, ohne seine Daten neu eingeben zu müssen. Dies ist benutzerfreundlich, steht jedoch im Widerspruch zur DSGVO. Es besteht bei Auswahl der Reportart "Abgemeldete Benutzer" die Möglichkeit einer vollständigen Löschung:

Bitte beachten Sie, dass bei einem Klick auf den Button nur die Benutzer gelöscht werden, die den aktuell gewählten Filterdaten entsprechen.
Die Löschung kann auch zeitgesteuert über ein Kommandozeilentool erfolgen (s.u.)

Report Export: Für weitere Auswertungen können die Daten entweder im XML- oder CSV-Format exportiert werden.
 

 
 

Template: Spezielle Einstellungen - Anmeldeformular

<DIV>
Welchen Newsletter wollen Sie abonnieren:<BR>
[ddl:newsletters:][/ddl]<BR><BR>
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein:<BR>
[tb:email:]<BR><BR>
Welches Newsletterformat wünschen Sie:<BR>
[rbl:format:RepeatDirection="Horizontal"][li:Text:0][li:Html:1][/rbl]<BR>
In welcher Sprache möchten Sie den Newsletter abonnieren:<BR>
[ddl:language:][li:Deutsch:1][li:English:2][/ddl]<BR><BR>
[lbn:senden:text="Abonnieren" CommandName="Subscribe"]
</DIV>

Im Anmeldeformular kann nur die E-Mail-Adresse des Abonnenten und gegebenenfalls Angaben zum Newsletter, Sprache und Format erfasst werden. Der zum Absenden verwendete Button muss das Attribut CommandName="Subscribe" tragen. Will man zusätzliche Kontaktdaten abfragen, muss dies in einem eigenen Kontaktformular-Template erfolgen.

Template: Spezielle Einstellungen - Kontaktformular

<DIV class="object_content_space">
[pfl:1:Anrede][pfl:2:Salutation]:<BR>[
ddl:gender:class="newsletter_input"][li:Frau:f][li:Herr:m][/ddl]<BR><BR>
[pfl:1:Vorname][pfl:2:Firstname]:<BR>
[tb:Firstname:class="newsletter_input"]<BR><BR>
[pfl:1:Nachname][pfl:2:Lastname]:<BR>
[tb:Lastname:class="newsletter_input"]<BR><BR>
[pfl:1:Firma][pfl:2:Company]<BR>
[tb:company:class="newsletter_input"]<BR><BR>
[pfl:1:Land][pfl:2:Country]<BR>
[tb:b_country:class="newsletter_input"]<BR><BR>
[pfl:1:PLZ][pfl:2:Postal Code]<BR>
[tb:b_zipcode:class="newsletter_input"]<BR><BR>
[pfl:1:Ort][pfl:2:City]<BR>
[tb:b_city:class="newsletter_input"]<BR><BR>
<SPAN [mvifci:lang:eq:1]>[lbn:senden:text="Absenden" CommandName="Save"]</SPAN>
<SPAN [mvifci:lang:neq:1]>[lbn:send:text="Send" CommandName="Save"]</SPAN>
</DIV>

Es können alle Felder eines Kontakt-Objektes verwendet werden. Der zum Absenden verwendete Button muss das Attribut CommandName="Save" tragen. 

 

 

 

Platzhalter: Listenansicht

Platzhaltername

Typ

Platzhalterbeschreibung

[title]

string

Titel des abonnierten Newsletter.

 

 

Newsletter zeitgesteuert versenden

Eine häufige Anforderung ist es, Newsletter zeitgesteuert zu versenden. Wir stellen hierzu das Kommandozeilentool ContentXXLNewslettersend.exe zur Verfügung, das im Verzeichnis ~\portaladmin mit contentXXL ausgeliefert wird.
Der Aufruf muss in folgendem Format erfolgen:

ContentXXLNewslettersend /url /username /password /newsletterID /languageID

/url: URL des Portals, das den Newsletter versenden soll (Beispiel: /http://www.mydomain.com)
/username: Benutzername zur Authentifizierung. Der Benutzer muss die entsprechenden Rechte auf das Objekt haben. (Beispiel: /admin)
/password: Passwort zur Authentifizierung (Beispiel: /geheim)
/newsletterID:    ItemID des zu versendenden Newsletterobjekts, ersichtlich im Objekt-Edit-Manager (Beispiel: /1)
/languageID: Die languageID gibt an, welche Sprachversion des Newsletters versendet  werden soll. Bei Übergabe der languageID 0 werden alle Sprachversionen versendet (Beispiel: /0)

Zur Zeitsteuerung muss das Tool lediglich mit den erforderlichen Parametern in den Windows Task Scheduler eingebunden werden. Voraussetzung hierbei ist eine Verbindung des betreffenden Rechners mit dem Internet. Man kann beliebig viele Tasks für alle möglichen Newsletter einrichten. Auch periodischer Versand ist möglich.
 

 

 

Abgemeldete Newsletter-Abonnenten zeitgesteuert löschen

Zur zeitgesteuerten Löschung abgemeldeter Benutzer stellen wir das Kommandozeilentool ContentXXLNewsletterUnsubscribedDel.exe zur Verfügung, das im Verzeichnis ~\portaladmin mit contentXXL ausgeliefert wird.
Der Aufruf muss in folgendem Format erfolgen:

ContentXXLNewsletterUnsubscribedDel /url /username /password /newsletterID /languageID

/url: URL des Portals, aus dem die Newsletterabonnenten gelöscht werden sollen (Beispiel: /http://www.mydomain.com)
/username: Benutzername zur Authentifizierung. Der Benutzer muss die entsprechenden Rechte auf das Objekt haben. (Beispiel: /admin)
/password: Passwort zur Authentifizierung (Beispiel: /geheim)
/newsletterID:    ItemID des betreffenden Newsletterobjekts, ersichtlich im Objekt-Edit-Manager (Beispiel: /1)
/languageID: Die languageID gibt an, aus welcher Sprachversion des Newsletters die Abonnenten gelöscht werden sollen. Bei Übergabe der languageID 0 betrifft die Löschung alle Sprachversionen (Beispiel: /0)

Zur Zeitsteuerung muss das Tool lediglich mit den erforderlichen Parametern in den Windows Task Scheduler eingebunden werden. Voraussetzung hierbei ist eine Verbindung des betreffenden Rechners mit dem Internet. Man kann beliebig viele Tasks für die verschiedenen Newsletter einrichten. Auch periodische Löschung ist möglich.