Der Aufgaben-Manager
Um Arbeitsabläufe über die Vergabe von Aufgaben ‑ etwa wie in Microsoft Office Outlook ‑ zu organisieren, gibt es den Aufgaben-Manager. Hier ist es möglichm sich Aufgaben direkt zuweisen oder zugewiese Aufgaben einzusehen. Ebenso finden (bei eingeschaltetem Workflow) die Workflow-Verantwortlichen eine Übersicht der von Redakteuren angestoßenen Veröffentlichungs- und Freigabeworkflows.
Hinweis: Der Workflow wird in den Portaleinstellungen unter dem Menüpunkt Workflow/Versionierung konfiguriert.
Neue Aufgaben können erstellt und einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Es kann ein Endzeitpunkt für die Erledigung, der Status und die Priorität festgelegt werden. Es können zwei Verfahrensweisen für die Erstellung von Aufgaben gewählt werden.
1. Methode ‑ Erstellung von allgemeinen Aufgaben in der Aufgabenliste:
Öffnen Sie den Workflow-Manager, um die Aufgabenliste anzuzeigen. Standardmäßig werden alle Aufgaben angezeigt, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Bei einem Klick auf die Spalten-Namen können diese entsprechend auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierung wird durch einen kleinen Pfeil angezeigt. Fällige Aufgaben sind rot markiert.
Abb.: Die Aufgabenliste
Mit den vorhandenen Filtern kann die Liste nach Wunsch eingeschränkt werden. Bei Klick auf den Editbutton öffnet sich die Aufgabe. Eine neue Aufgabe wird mit der entsprechenden Schaltfläche erzeugt.
Hierbei erscheint folgender Dialog:
Abb.: Erstellen einer neuen Aufgabe
- Im Feld Betreff sollte ein kurzer Betreff der Aufgabe angegeben werden.
- Für eine nähere Beschreibung wird das Feld Kurzbeschreibung angeboten. Dieses kann ggf. auch leer gelassen werden. Stattdessen ist es möglich, unter "Textdaten" eine ausführliche Beschreibung zu erfassen.
- Der Benutzer, der die Aufgabe erzeugt hat, wird im Feld Auftraggeber angezeigt.
- Im Feld Gesamtstatus wird der Bearbeitungsstand insgesamt angezeigt.
- Das Feld "Fällig am" zeigt das Fälligkeitsdatum an.
- Unter "Mein Bearbeitungsstatus" kann der Bearbeitungsstand aus Sicht des aktuellen Benutzers festgelegt werden.
- Weiterhin kann ein Erinnerungsdatum gesetzt und die Priorität der Aufgabe festgelegt werden.
Nach der Eingabe klicken Sie bitte in der Symbolleiste auf "Speichern".
Um Aufgaben einem Benutzer oder einer Rolle zuzuweisen, klicken Sie bitte auf die entsprechende Schaltfläche (eine Mehrfachzuweisung ist möglich). Der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat, ist der Einzige, der die Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche auch abschließen kann. Wird die Aufgabe abgeschlossen, so verschwindet sie von der Aufgabeliste aller verantwortlichen Benutzer. Wurde die Aufgabe einer Rolle zugewiesen, kann jedes Mitglied der Rolle die Aufgabe übernehmen. Wurde sie jedoch an mehrere Benutzer deligiert, müssen alle Benutzer die Aufgabe abschließen (Klick auf die entsprechende Schaltfläche).
Abb.: Die Zuweisung einer Aufgabe an eine Rolle
Unter dem Reiter "Verantwortlich" finden Sie eine Übersicht der der Aufgabe zugewiesenen Personen oder Rollen. Die Zuweisung kann hier auch wieder entfernt werden.
Wenn Sie mit der Aufgabe ein oder mehrere Objekte verknüpfen wollen, können Sie dies über den Reiter "Verknüpfte Objekte" tun. Dadurch wird festgelegt, welche Objekte diese Aufgabe betrifft
2. Methode ‑ Erstellung von objektbezogenen Aufgaben:
Alternativ kann jederzeit im Objekt-Edit-Manager direkt eine objektbezogene Aufgabe erstellt werden. Dazu wird die Aufgaben-Schaltfläche neben der Sprachwahl eingeblendet.
Abb.: Von einem Objekt aus eine Aufgabe erstellen. Der Bezug zum Objekt wird automatisch hergestellt.
Die zweite Methode ist sehr komfortabel. Die weitere Eingabe erfolgt analog zur ersten Methode.