Newsletter-Objekt:
Für jeden neuen Newsletter-Typ (z.B. Sales Newsticker) wird ein neues Objekt benötigt, nicht jedoch für jeden versendeten Newsletter (z.B. Sales Newsticker 12/2008). Der Inhalt des versendeten Newsletters wird zum erneuten Versand überschrieben.
Basisdaten eines Newsletters
Abb.: Das Basisdaten-Formular eines Newsletters.
Die einzelnen Felder der Basisdaten haben die folgende Bedeutung:
- Titel: Der Titel dient zum Identifizieren des Newsletters.
- Beschreibung: Kann zum Speichern von internen Bemerkungen zum Newsletter genutzt werden.
- Absender Parameter: Jede Newsletter-Typ kann seinen eigenen Absendernamen, Absender-Email-Adresse und Betreff besitzen. Diese Informationen werden beim Empfänger im E-Mail-Programm (z.B. Outlook) angezeigt.
Hinweis: Wählen Sie die Absender-Angaben so, das Ihr Newsletter nicht als Spam gekennzeichnet wird. Prüfen Sie dies möglichst mit einem Testversand an verschiedene Provider.
- Anrede: Die Anrede kann für jeden Newsletter durch Platzhalter definiert werden. Es besteht die Möglichkeit eine „Persönliche Anrede“, eine „Formale Anrede“ (jeweils in männlicher und weiblicher Form) wie auch eine „Allgemeine Anrede“ zu wählen. Je nach den gespeicherten Benutzerinformationen wird die passende Anrede verwendet. Im obigen Beispiel wird eine "Persönliche Anrede" dann verschickt, wenn Geschlecht, Vorname und Nachname des Adressaten bekannt sind (die Platzhalter [c:Firstname] und [c:Lastname] werden dann mit den entsprechenden Feldern der Kontakttabelle gefüllt). Ist nur Nachname und Geschlecht gespeichert, erfolgt die "Formale Anrede", fehlen diese Informationen, wird auf die "Allgemeine Anrede" zurückgegriffen. Es können auch weitere Felder der Kontakttabelle als Platzhalter verwendet werden, z.B. [c:company] oder [c:title].
Hinweis: Es ist hierzu erforderlich, den Platzhalter [salutation] in den Text- oder HTML-Inhalt des Newsletters einzubauen. Dieser wird dann durch die generierte Anrede ersetzt.
TEXT / HTML Inhalt
Der Inhalt des Newsletter kann als TEXT- wie auch HTML-Version gespeichert werden. In der Textversion wird eine Unterteilung in Kopfzeile, Textbereich und Fußzeile verwendet. Die drei Teile werden dann beim Versand zusammengefügt.
Es ist eine typische Anforderung, dass dem Empfänger im Newsletter die Möglichkeit zum Abbestellen angeboten wird. Ein entsprechender Link wird durch den Platzhalter „[UnsubscribeLink]“ generiert. Wenn der Abonnent seine Daten ändern können soll, wird der Platzhalter „[EditSubscriptionLink]" verwendet.
Wenn Sie besuchte Links verfolgen wollen (Link Tracking), setzen Sie einfach den Platzhalter [link] vor und [/link] nach den Link. Beispiel: In TEXT-Emails schreiben Sie
[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]
In HTML-Emails verwenden Sie
<a href="[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]" target="_blank">...</a>
Einstellungen
Für die Verwaltung eines Newsletters, z.B. für die Aktivierung und Abmeldung müssen verschiedene Einstellungen getroffen werden.
Abb.: Diverse Einstellungen, die im zusätzlichen Register „Einstellungen“ vorgenommen werden
Einstellungen zur Aktivierung:
E-Mail für Aktivierung senden
Falls ausgewählt, wird das Double-Opt-In Verfahren zur Aktivierung angewendet. Das bedeutet, dass ein neuer Abonnent zunächst eine Aktivierungs-E-Mail erhält und einen Link in dieser E-Mail anklicken muss, um das Abonnement zu aktivieren.
Versende letzten Newsletter nach Aktivierung
Falls ausgewählt, erhält der Abonnent den letzten Newsletter automatisch nach erfolgreicher Registrierung bzw. Aktivierung. Dabei wird der aktuelle Newsletter-Inhalt versendet.
Weitere Parameter für die Aktivierungs-E-Mail
Weitere Parameter können in den Feldern „Absender Name“, „Absender E-Mail“, „Betreff“ und „Text E-Mail“ gesetzt werden. Verwenden Sie den Platzhalter [ActivationLink] in der Aktivierungs-E-Mail, wenn Sie das Double-Opt-In Verfahren verwenden wollen.
Template ‘erfolgreich aktiviert’
Das unter “Template ‘erfolgreich aktiviert’” ausgewählte Template wird angezeigt, wenn der Abonnent den Aktivierungslink klickt und die Anmeldung erfolgreich war.
Template ‘Fehlermeldung’
Falls ein Fehler bei der Anmeldung auftritt, z. B. weil der Abonnent bereits für diesen Newsletter registriert war, wird das ausgewählte „Template ‚Fehlermeldung‘“ angezeigt.
Einstellungen zur Abmeldung:
Template ‚erfolgreich abmelden‘
Dieses Template wird nach erfolgreicher Abmeldung angezeigt.
Template ‚Fehlermeldung‘
Dieses Template wird angezeigt, wenn ein Fehler bei der Abmeldung auftritt, z. B. wenn der Newsletter bereits früher abgemeldet wurde.
Newsletter Einstellungen:
Die BaseURL muss für die Linkbildung und verlinkte Ressourcen korrekt gesetzt sein. Relative Pfade im Newsletter werden unter Verwendung der BaseURL durch einen absoluten Pfad ersetzt.
SMTP Einstellungen:
Ein SMTP Server muss nicht unbedingt eingetragen werden (es wird dann der in der web.config eingetragene Standardwert verwendet).
Anzahl Newsletter pro Sendevorgang: Um den Newsletter zügig zu versenden, wird der Sendevorgang auf mehrere Prozesse (Threads) aufgeteilt, die jeweils ganze Blöcke von Newslettern verarbeiten. Wie groß so ein Block ist, kann hier eingetragen werden. Ist kein Eintrag vorhanden, verwendet contentXXL den Standardwert von 100.
Gleichzeitige Sendevorgänge: Hier kann eingetragen werden, wieviele Prozesse (Threads) gleichzeitig den Newsletter-Berg abarbeiten. Ist kein Eintrag vorhanden, verwendet contentXXL den Standardwert von 10.
Import, Test und Versand
Von allen Registern aus erreichen Sie die Funktionen „Import Abonnenten“, „Versenden – Test“ und „Versenden“.
Um Abonnenten zu importieren, benötigen Sie eine Datei im .txt oder .csv-Format. Hierbei können die E-Mail-Adressen ,- bzw. ;-separiert sein oder auch durch einen Zeilenumbruch getrennt. Man kann den Aktivierungsstatus, die Sprache und das Format einstellen. Bei Status "aktiviert" entfällt die Aktivierung durch die Empfänger. Wenn auch Kontaktdaten importiert werden sollen, muss ein eigener import geschrieben werden. Beispiele hierzu finden Sie im Supportportal.
„Versenden – Test” versendet den Newsletter sowohl in TEXT als auch HTML-Format an die Email-Adresse des aktuell angemeldeten Benutzers.
„Versenden“ löst das Verschicken des Newsletters an alle Abonnenten aus. Zuvor erfolgt eine Abfrage, ob der Newsletter in allen Sprachen oder nur in der gewählten Sprachvariante verschickt werden soll.
Newsletter Statistik
Das Newsletter-Modul beinhaltet eine Statistik zu den Abonnements und zur Verwendung des Newsletters (Link-Tracking).
Abb.: Das Statistik Formular eines Newsletters
Oben links können Sie die Reportart (Bericht) wählen.
- „Aktivierte Abonnements” zeigt Abonnenten, die sich zwischen Startdatum und Enddatum für den Newsletter registriert und diesen auch aktiviert haben.
- „Alle Abonnements“ zeigt Email und Kontaktdaten aller Abonnenten unabhängig vom aktuellen Status.
- Wenn Sie Link Tacking verwenden, finden Sie die Ergebnisse unter „ Besuchte Links (Ranking)”
- „Newsletter Sendefortschritt“ zeigt während des Versendens des Newsletter den Sendefortschritt. Ab Release 5.70 muss die „Aktualisieren”-Schaltfläche nicht mehr verwendet werden, um den aktuellen Stand abzurufen. Der aktuelle Stand wird mit einem Fortschrittsbalken abgebildet.
- Wenn sich Abonnenten vom Newsletter abgemeldet haben, werden sie unter „Abgemeldete Benutzer“ gelistet.
- Möglicherweise aufgetretene Fehler beim Versand des Newsletters können Sie unter „Letzte Fehler“ sehen.
- „Nicht aktivierte Abonnements” listet Benutzer, von denen das System noch keine Email-Bestätigung erhalten hat. Möglicherweise haben diese Benutzer die Aktivierungsmail nicht erhalten (Spam).
Alle Ergebnisse können nach Startdatum, Enddatum, Email-Adresse und Sprache gefiltert werden. Wenn keine E-Mail eingegeben wird, erhalten Sie alle Treffer.
Newsletter und Datenschutzgrundverordnung: Meldet sich ein Abonnent von einem Newsletter ab, bleibt er in der Datenbank gespeichert und kann sich jederzeit wieder aktivieren, ohne seine Daten neu eingeben zu müssen. Dies ist benutzerfreundlich, steht jedoch im Widerspruch zur DSGVO. Es besteht bei Auswahl der Reportart "Abgemeldete Benutzer" die Möglichkeit einer vollständigen Löschung:
Bitte beachten Sie, dass bei einem Klick auf den Button nur die Benutzer gelöscht werden, die den aktuell gewählten Filterdaten entsprechen.
Die Löschung kann auch zeitgesteuert über ein Kommandozeilentool erfolgen (s.u.)
Report Export: Für weitere Auswertungen können die Daten entweder im XML- oder CSV-Format exportiert werden.