Ressourcen-Verwaltung

Die Ressourcen-Verwaltung

Als Ressourcen bezeichnet man sämtliche statischen Dateien, die im System verwendet werden. Dazu gehören neben allen Bildern auch die Dokumente zum Download wie PDF-Dateien, Videoformate, Grafiken etc.

Diese Dateien werden physikalisch im Dateisystem auf dem Server abgelegt. In der Datenbank befinden sich die zugehörigen Meta-Informationen und der Ablagepfad der Dateien.

Überblick

Die Ressourcen-Verwaltung wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen ‑ Dateien wie Dokumente oder Grafiken – von Ihrem Computer zum Server zu übertragen (Upload), dort zu verwalten und den Inhalten zuzuordnen.

Beim Upload von Grafiken werden automatisch Vorschaubilder erzeugt. Die Darstellung ist in Listen- und Miniaturansicht möglich.

Zusatzinformationen zur Ressource (z.B. Quelle oder Bezeichnung) können erfasst werden. Diese gestatten über eine Suchfunktion das schnelle Auffinden der Ressourcen. Eine nachträgliche Umordnung bei wachsendem Medienaufkommen ist möglich (und ohne Beeinträchtigung der Webseiten, die diese Ressourcen verwenden).

Es wird ein Verwendungsnachweis geführt, d.h. Sie können ganz leicht feststellen, ob Sie diese Ressource im Moment verwenden. Handelt es sich bei der Verwendungsquelle um ein Objekt, können Sie dieses über einen Link aufrufen. Das unbeabsichtigte Löschen von Ressourcen, die bereits verwendet werden, wird verhindert. Die Verwendung muss VOR dem Löschen aufgehoben werden, ansonsten kann die Ressource nicht gelöscht werden.

Was ist in der Ressourcen-Verwaltung erlaubt?

Grundsätzlich können Sie beliebige Dateien in der Ressourcen-Verwaltung hochladen, vom Administrator können aber bestimmte Dateitypen über einen Eintrag in der web.config ausgeschlossen werden (empfohlen für .exe-Dateien etc.).

Falls die Namen nicht folgenden Konventionen entsprechen

  • maximal 256 Zeichen für Dateinamen
  • maximal 128 Zeichen für Ordnernamen
  • Die Anzahl der Ordner bzw. die Tiefe der Schachtelung ist nicht begrenzt, die Länge der Pfadangabe darf jedoch insgesamt 512 Zeichen nicht überschreiten.
  • Verwendete Umlaute, die im Datei- oder Ordnernamen verwendet werden, wandelt die Ressourcen-Verwaltung in die gängige AE, OE oder UE Zeichenfolge um.
  • Sonderzeichnen, die vom Betriebssystem her nicht erlaubt sind, wie: /\:*?"<>| werden in einen Unterstrich _ umgewandelt.
  • Folgende Sonderzeichen sind erlaubt: !§$%&=²³{[]}´`~#_-.,;

werden sie, sofern möglich, von contentXXL entprechend angepasst.

Die maximale Dateigröße, die Sie in der Ressourcen-Verwaltung hochladen können, kann durch einen Eintrag in der web.config konfiguriert werden.

Das Hauptfenster

Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • A: Schaltfläche zum Aktualisieren des Verzeichnisbaumes bzw.
    Suchfeld zur Auffindung von Dateien und Bezeichnungen.
  • B: Zeigt die Ordnerstruktur an.
  • C: Zeigt den aktuell ausgewählten Pfad an.
  • D: Blendet den Verzeichnisbaum aus und ein.
  • E: Zeigt das Dateisymbol.
  • F: Der Dateiname
  • G: Zeigt an, wie oft die Ressource bereits im Portal verwendet wird.
  • H: Größenangabe der Datei.
  • I: Auflösung der Datei (sofern verfügbar).
  • J: Datum / Uhrzeit, wann die Datei hinzugefügt wurde.
  • K: Ressource bearbeiten: Basisdaten (Dateiname, Titel, Beschreibung, Pfad, URL und Permalink), Verwendungsnachweis, Zugriffsrechte dieser Ressource.
  • L: Zip-Datei hochladen und entpacken.
  • M: Eine Ressource hochladen.
  • N: Öffnet die Eigenschaften und Details zum gewählten Ordner.
  • O: Neuer Ordner.
  • P: Aktualisieren.
  • Q: Umschaltung zwischen Detail- und Miniatur-Ansicht.
  • R: Nur verfügbar nach dem Öffnen als Popup (ausgehend z.B. vom Objekt-Edit-Manager): Durch Anklicken wird die entsprechende Datei in die aufrufende Maske eingefügt.

VORSCHAUFUNKTION

Die Ressourcen-Verwaltung beinhaltet eine Vorschaufunktion (Miniaturansicht) für Bilddateien. Die Umschaltung erfolgt im Dropdown (Q) von "Details" auf "Miniaturansicht".

Hinweis: Die Darstellung von Ressourcen in der Miniaturansicht nimmt mehr Bandbreite in Anspruch. Damit kann das Browsen in den Verzeichnissen mehr Zeit in Anspruch nehmen.

 

SUCHFUNKTION

Wenn Sie ein bereits hochgeladenes Bild suchen, können Sie in das Feld „Suche" ein Suchkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt, die diesem Kriterium entsprechen. Gesucht wird über die der Ressource beim Hochladen zugeordneten Metainformationen und den Dateinamen.

SPEZIELLE SUCHE

Sie können auch nach der RessourceAssignID (RAID) bzw. der RessourceID (RID) suchen. Die Eingabe erfolgt in dieser Form [RAID=123] bzw. [RID=123]. 123 steht für die jeweiligen DatenbankIDs.

VERZEICHNISSTRUKTUR

Die Ablage von Ressourcen in der Ressourcen-Verwaltung und damit die Verzeichnisstruktur kann entsprechend den Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen organisiert werden.

Abb.: Ressourcen-Verwaltung – Dialog „Anlegen eines neuen Ordners“

Um Unterordner zu erstellen markieren Sie bitte zuerst den Ordner in der Ressourcen-Verwaltung, von welchem Sie einen Unterordner erstellen wollen, wählen dann bitte die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Ordnersymbol. Daraufhin öffnet sich ein „Popup Fenster“, in welchem Sie den gewünschten Ordnernamen eingeben und anschließend den „Speichern“-Button drücken.

Hinweis: Die Wahl einer geeigneten Verzeichnisstruktur ist für die tägliche Arbeit von großer Bedeutung. Berücksichtigen Sie hierbei Aspekte wie Zugriffsrechte und Organisationsstruktur. Den Ressourcen werden beim Upload automatisch die korrekten Zugriffsrechte entsprechend der dem Ordner zugewiesenen Sicherheitsrichtlinie vergeben. Für vertrauliche Inhalte sollten demnach eigene Ordner verwendet werden.
Ordner, für die Sie keine Schreibrechte besitzen, werden rot dargestellt.

 

Arbeiten mit Ressourcen

Eine Ressource hochladen

 

Hinweis: Der Uploadprozess kann kundenspezifisch angepasst werden. Nähere Informationen finden Sie im Support- und Partnerportal. Ebenso gibt es hier weiterführende Informationen darüber, wie contentXXL-Rechte auf statische Dateien angewandt und somit der Zugriff beschränkt werden kann.

Um eine neue Ressource hinzuzufügen, klicken Sie auf die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Dateisymbol.
Es öffnet sich der Dateiupload-Dialog. Das voreingestellte Verzeichnis, wo die neue Ressource abgelegt werden soll, kann im Ordnerbaum geändert werden.

  • Basisdaten: Suchen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk aus und geben Sie gegebenenfalls einen Titel ein. Auch eine Kurzbeschreibung der Datei kann hinzugefügt werden (bei Grafikdateien beachten Sie bitte die Beschreibung unter "Erweiterte Optionen"). Klicken Sie auf „Speichern“. Die gewählte Datei wird nun hochgeladen.

    Bitte beachten Sie, dass dieser Transfer bei großen Dateien, abhängig von der zur Verfügung stehenden Bandbreite, eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
     
  • Erweiterte Optionen: Bei Auswahl einer Grafikdatei wechselt der Upload-Dialog automatisch auf diesen Reiter und zeigt eine Vorschau der ausgewählten Datei. Hier können vor dem Speichern bis zu 3 Thumbnailgrößen eingestellt werden, die automatisch beim Upload mit erstellt werden. Der Dateiname dieser Thumbnails wird automatisch anhand der gewählten Auflösung generiert. Zusätzlich ist es möglich, einen Zuschnitt zu erstellen (d.h. Originalgrafik und Zuschnitt werden hochgeladen).
    Sollen Titel und Beschreibung eingegeben werden, müssen Sie vor dem Speichern zurück auf den Reiter "Basisdaten" wechseln.
  • Dokument: Hier kann bei Upload (auch von zip-Dateien) automatisch ein Dokumentenobjekt in dem zugewiesenen Modul erzeugt werden. Dies stellt eine große Arbeitserleichterung für Redakteure dar.
  • Multimedia: Hier kann bei Upload (auch von zip-Dateien) automatisch ein Multimediaobjekt in dem zugewiesenen Modul erzeugt werden. Dies stellt eine große Arbeitserleichterung für Redakteure dar.
  • Bildobjekt: Hier kann ab Release 5.80 bei Upload automatisch ein Bildobjekt in dem zugewiesenen Modul erzeugt werden. Die Originalgrafik wird dabei als Bild mit hoher Auflösung verwendet. Dies stellt eine große Arbeitserleichterung für Redakteure dar.

Abb.: Zuschneiden einer Grafik unter "Erweiterte Optionen"

 

Mehrere Ressourcen gleichzeitig hochladen

Bei größeren Datenmengen besteht die Möglichkeit, mehrere Dateien in einem ZIP-File zu komprimieren und dieses ZIP-File in ein vorhandenes Zielverzeichnis hochzuladen. Dort werden dann alle enthaltenen Einzeldateien wieder entpackt. Klicken Sie hierzu bitte die Schaltfläche (L) (Abb. Hauptfenster). Es öffnet sich das bereits bekannte Popup-Fenster, wo Sie die gewünschte ZIP-Datei auswählen und hochladen können. Das ZIP-Archiv wird nun automatisch in Ihrem Zielordner entpackt. Wurden im ZIP-Archiv Verzeichnisse gepackt, so bleibt die Dateistruktur nach dem Entpacken in der Ressourcen-Verwaltung erhalten. Ordner werden also gegebenenfalls angelegt (allerdings nur, wenn diese Ordner Dateien enthalten). Über den Reiter "Erweiterte Optionen" können beim Upload von Grafikdateien Thumbnails im gewünschten Format erzeugt werden.

Ressourcen verschieben

Sie können Sie die Dateien nachträglich umordnen. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien (gleichzeitig STRG und linke Maustaste drücken) aus der Liste, um diese zu selektieren. Mit einem Rechtsklick wählen Sie die Funktion "Ausschneiden". Klicken Sie dann auf das Zielverzeichnis. Mit einem Rechtsklick wählen Sie die Funktion "Einfügen".

Ressourcen löschen

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien (gleichzeitig STRG und linke Maustaste drücken) aus der Liste, um diese zu selektieren. Mit einem Rechtsklick wählen Sie die Funktion "Löschen". Es erscheint ein Dialog, ob Sie diese Ressource wirklich löschen wollen. Falls sich ausgewählte Ressourcen in Verwendung befinden, werden diese nicht gelöscht und es erscheint eine entsprechende Meldung.

Ordner löschen

Ordner können entweder im Eigenschaften-Dialog oder über das Kontextmenü (rechter Mausklick) gelöscht werden. Dies ist aber nur möglich, wenn keine der im Ordner enthaltenen Ressourcen in Verwendung ist.

Verwendungsnachweis:

Die Ressourcen-Verwaltung verfolgt, wo und wann eine Ressource verwendet wird. Sie finden die Anzahl, wie oft eine Ressource verwendet wird, in der tabellarischen Ressourcenübersicht. Wo genau die Ressource in Verwendung ist, sieht man in den Eigenschaften der Ressource (Klick auf die Editierschaltfläche (K)) als Link zu den entsprechenden Objekten unter dem Reiter "Verwendung". Da Ressourcen an diversen Stellen im System außerhalb von Objekten verwendet werden können, ist nicht in jedem Fall ein solcher Link verfügbar.

 

Ressourcen bearbeiten

Vom Eigenschaften-Dialog einer Grafik-Datei (.gif, .jpeg, .png) aus kann durch Klick auf die Schaltfläche "Bearbeiten" ein einfach zu bedienender Grafik-Editor aufgerufen werden:

Bei Text-Dateien (.txt, .xml u.a.) öffnet sich ein Texteditor, mit dem die Datei bearbeitet werden kann.

Die Papierkorb-Funktion

Diese Funktion ist neu in Release 5.70. Gelöschte Dateien werden hier abgelegt und können bei Bedarf mit einem Klick auf den Button "Wiederherstellen" im Ursprungspfad regeneriert werden (Voraussetzung ist, dass die Papierkorb-Funkion nicht in den Portaleinstellungen deaktiviert wurde und keine gleichnamige Datei im Zielordner existiert):

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können gelöschte Ressourcen auch endgültig aus dem Papierkorb entfernt werden.

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