Workflow und Zuständigkeiten
Falls der Workflow in Ihrem Portal ausgeschaltet ist, können Sie diese Kapitel überspringen. Wir empfehlen Administratoren, den Workflow nur nach gründlichen konzeptionellen Überlegungen zu aktivieren.
Folgende Workflow-Varianten sind standardmäßig in contentXXL verfügbar:
- „trivial”
- „trivial with notify”
- „basic”
Dies kann entsprechend den Erfordernissen für den gesamten Auftritt gesetzt und für einzelne Bereiche modifiziert werden. Alle Workflows können unabhängig davon eingestellt werden, ob Versionierung eingeschaltet ist oder nicht. Im Falle des „basic“ Workflow ist das Verhalten bei aktivierter bzw. deaktivierter Versionierung unterschiedlich.
Trivial Workflow: Die Freigabe erfolgt automatisch. Der Redakteur kann so in bestimmten Bereichen schnell und einfach Inhaltsänderungen durchführen, obwohl Workflow portalweit aktiviert ist. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Redakteur den Inhalt selbst prüfen und die volle Verantwortung hierfür übernehmen kann (z.B. Beiträge der Mitarbeiter in einem Intranet).
Trivial with notify: Bietet genau die gleiche Funktionalität wie der „trivial” Workflow, sendet aber zusätzlich eine Benachrichtigungs-Email an die ausgewählte Adresse.
Basic Workflow: Beinhaltet eine Überprüfung der Änderungen in Form eines zweistufigen Workflows (4-Augen-Prinzip). Z.B. muss die für den Inhalt verantwortliche Person den Inhalt freigeben, damit neue Objektversionen oder Änderungen an bestehenden Inhalten für Besucher der Webseite sichtbar werden. Die Verantwortung für den Inhalt wird Benutzern oder Rollen auf Portalebene oder auf Modulebene zugewiesen. Diese müssen allen Änderungen zustimmen, damit sie wirksam werden. Ein solcher Workflow kann bei deaktivierter Versionierung durch folgende Aktionen ausgelöst werden:
- Speichern von Objekten
- Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (d.h. Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung)
Intern wird auch bei deaktivierter Versionierung eine Arbeitsversion zusammen mit der aktuellen Version gespeichert.
Bei aktivierter Versionierung wird der Workflow durch folgende Aktionen ausgelöst:
- Einchecken einer Version,
- Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung)
In jedem Fall ist die Zustimmung der für den Inhalt verantwortlichen Person erforderlich.
Diese wird per Email benachrichtigt, dass eine Workflow-Aktion ansteht.
Die entsprechende Aufgabe (z.B. eine Anfrage zur Veröffentlichungsänderung) kann über einen Link in der Email oder über die Aufgabenliste aufgerufen werden.
Wenn Aufgaben innerhalb eines Workflows automatisch zugeordnet werden, wird der Empfänger auch per Email benachrichtigt.
Im Gegensatz zu anderen Aufgaben sind beim Workflow nur bestimmte Aktionen möglich (z.B. genehmigen oder zurückweisen). Die folgenden Workflow-Stufen können nur nach Genehmigung wirksam werden, etwa geänderter Inhalt nach Genehmigung einer Änderungsanfrage.
Die anfragende Person wird nur dann per Email benachrichtigt, wenn die Anfrage zurückgewiesen wurde. In diesem Fall wird zusätzlich für diesen Benutzer eine neue Aufgabe erzeugt.
Arbeiten mit Workflow erleichtert die Organisation in geschützten Bereichen, wo bereits die Verantwortlichkeiten für Veröffentlichungen definiert sind, erheblich (wie etwa Presseveröffentlichungen).
In anderen Bereichen und bei sehr umfangreichen Inhaltsänderungen kann es unter Umständen hinderlich sein, wenn die Voraussetzung – eindeutige Zuständigkeiten – nicht gegeben ist.
Wir empfehlen dringend, die redaktionellen Arbeiten ohne Workflow zu beginnen, um Erfahrung zu sammeln und die Grundzüge des Systems zu verstehen, bevor Workflows definiert und aktiviert werden.
Kundenspezifische Workflows und Systemintegration
Es können weitere kundenspezifische Workflows projektabhängig implementiert werden. Nähere Informationen finden Sie hier.
Offener und flexibler, aufgabenorientierter Workflow
Zusätzlich zu den vordefinierten Workflows mit festen Aktionen und Verantwortlichkeiten sind für das Tagesgeschäft auch operative, nicht vordefinierte Vorgänge nötig. Das kann mit Aufgaben erledigt werden. Die manuelle Zuweisung von Aufgaben stellt eine sehr flexible Erweiterung der Workflow-Möglichkeiten dar.
Aufgaben können allen Objekten zugeordnet werden, z.B. Artikeln oder Kontakten, Seiten und Modulen, müssen aber keinen Bezug zu Inhalt haben.
Die Zuordnung kann entweder automatisch durch das System erfolgen (beim Workflow) oder manuell. Aufgaben werden Benutzern oder Rollen zugeordnet. Wenn die Aufgabe einer Rolle zugeordnet wird, übernimmt sie ein beliebiges Rollenmitglied. Die Aufgabe ist dann für die restlichen Rollenmitglieder nicht mehr sichtbar.
Wenn die Aufgabe hingegen an mehrere Benutzer vergeben wird, muss jeder einzelne die Aufgabe abschließen, um die Aufgabe insgesamt zu erledigen.
Aufgaben können verschiedene Statusinformationen wie „In Bearbeitung“, „Zurückgestellt“ usw. aufweisen. Ebenso haben sie einen Gesamtstatus, der aus den diversen Unteraufgaben resultiert; z.B. wird eine Aufgabe nur dann als erledigt deklariert, wenn alle Beauftragten ihren Teil erfüllt haben.
Aufgaben haben neben den üblichen Metadaten wie Titel und Beschreibung ein Fälligkeitsdatum sowie ein Texteingabefeld (WYSIWYG) für zusätzliche Informationen.
Wenn man im Objekt-Edit-Manager eine objektbezogene Aufgabe zuordnet, wird das betreffende Objekt mittels Content Relationship Management mit der Aufgabe verknüpft.
Bei Erstellung oder Statusänderungen einer Aufgabe erfolgt eine Benachrichtigung per Email.
Übertragene Aufgaben können abgelehnt oder an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden. Zugriffrechte und Sicherheitsrichtlinien können vollständig auf Aufgaben angewendet werden. Ohne eine Angabe von Zugriffsrechten wird automatisch die Standardrichtlinie angewandt. Eine zentrale Aufgabenliste im Sitemanager ermöglicht verschiedene Sichten. Standardmäßig werden offene Aufgaben mit den beteiligten Benutzern angezeigt. Alle Änderungen an der Aufgabe sind in einem Protokoll festgehalten. Der Ersteller der Aufgabe behält die volle Kontrolle über die Erledigung (Status „Erledigt“).
Aufgaben sind eine große Hilfe beim Organisieren operativer Arbeiten bezüglich Inhalt, Ressourcen oder Strukturen, zum Beispiel als Teil einer Lokalisierung.