Veröffentlichen
Veröffentlichen wird verwendet, um Zeitspannen zu definieren, für die der Inhalt auf der Website sichtbar ist. Es kann ein Startdatum und ein optionales Enddatum definiert werden. Diese Zeitspanne kann für jede Veröffentlichung eines Objektes in einem Modul unabhängig gesetzt werden. Damit ist es möglich, z.B. einen Artikel für einige Tage als „Teaser“ auf der Startseite, anschließend für einige Wochen im entsprechenden Themenbereich und letztendlich zeitlich unbegrenzt im Archiv zu veröffentlichen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Veröffentlichungsregeln definiert werden, die den ganzen Lebenszyklus beschreiben. Die Verwendung von Veröffentlichungsregeln vereinfacht den redaktionellen Prozess erheblich.
Freigabe
Um Inhalte letztendlich sichtbar zu machen, müssen diese – unabhängig von der Veröffentlichung - zusätzlich noch freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt durch eine Person mit den entsprechenden Rechten (z.B. Chefredakteur). Für keinen oder den trivialen Workflow kann dies der Redakteur selbst sein, ansonsten i.d.R. eine andere Person. Die Freigabefunktionalität ist ferner nützlich, wenn man temporär Inhalte ausblenden möchte ohne den Veröffentlichungszeitraum zu verändern. Sowohl Veröffentlichung, als auch die Freigabe können in Regeln definiert werden.
Versionierung
Mit contentXXL ist es möglich, Objekte in verschiedenen Versionen zu speichern. Diese Funktionalität ist sehr nützlich, wenn Inhalte in mehreren Schritten erstellt oder geändert werden und das Ergebnis erst am Schluss dargestellt werden soll. Ist die Versionierung (z.B. eines Artikels / News) aktiviert, wird die vorherige Version so lange angezeigt, bis alle Änderungen „eingecheckt“ werden (Check-in / Check-out). Außerdem können im Rahmen des Versionsvergleiches ältere Versionen angezeigt und die Unterschiede visualisiert werden. Es können ältere Versionen ausgecheckt und als aktuelle Version eingecheckt werden. Ausgecheckte Versionen sind für andere Nutzer gesperrt. (Locking). Dadurch ist sichergestellt, dass sich Änderungen nicht überschneiden.
Es werden immer einzelne Objekte anstatt der ganzen Seite versioniert. Die Versionierung kann nur für das ganze Portal aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dies verhindert, dass es zu Inkonsistenzen kommen kann, wenn Objekte in verschiedenen Modulen auf verschiedenen Seiten veröffentlicht sind.
Hinweis: Wir empfehlen, die Versionierung zu aktivieren, wenn Sie in einem Live-Portal arbeiten. Sind sie im Aufbau einer neuen Webseite, ist dies nicht unbedingt nötig.
Achtung: Für die Arbeit mit dem Site-Edit muss die Versionierung aktiviert sein!
Weitere Informationen finden Sie hier.
Zugriffsrechte, Rollen und Richtlinien
Zugriffsrechte legen fest, welcher Nutzer und welche Rollen (Gruppen von Nutzern) welche Funktionen ausführen dürfen. Diese Rechte können auf System-, Portal-, Seiten-, Modul-, Objekt- oder Sprachebene vergeben werden. So können z.B. Funktionen im contentXXL Kategorie-Manager oder Rechte für ein spezielles Worddokument eingeschränkt werden. Dabei werden nicht nur Lese- und Schreibrechte unterschieden: Auch Rechte für typische Prozesse wie das Veröffentlichen oder die Verwendung von HTML sind möglich. In der Praxis werden Rechte normalerweise Rollen und den Rollen dann Benutzer zugewiesen.
Die verfügbaren Rechte sind abhängig von Modul und Objekttyp. Typische Rechte auf Objektebene sind:
- Das Recht „Lesen“ auf Objektebene ermöglicht Nutzern das Objekt auf einer Seite zu lesen. Umgekehrt bedeutet das, dass für Benutzer ohne Leserechte das Objekt weder in der Detail- noch in der Listenansicht dargestellt wird.
- Das Recht „Ändern“ auf Objektebene ermöglicht es Nutzern Inhaltsänderungen in den Basisdaten (z.B. Titel, Beschreibung) oder Textänderungen im WYSIWYG Editor vorzunehmen. Abhängig vom Template wird nach erfolgreichem Login üblicherweise eine Bearbeitungs-Schaltfläche (Edit-Button) bei dem entsprechenden Objekt angezeigt, wenn dieses Recht verfügbar ist.
- Das Recht „Löschen“ ermöglicht es Nutzern ein Objekt dauerhaft zu entfernen.
- Das Recht „Veröffentlichen“ auf Objektebene ermöglicht es Benutzern, Objekte manuell zu veröffentlichen. Veröffentlichungsregeln funktionieren unabhängig davon.
- Das Recht „Erstellen“ auf Objektebene ermöglicht Nutzern ein neues Objekt unter Nutzung der Standard-Richtlinie für das jeweilige Modul zu erzeugen.
- Das Recht „Rechte ändern“ ermöglicht es Nutzern die hier beschriebenen Rechte zu ändern.
- Das Recht „HTML benutzen“ ermöglicht es Nutzern in den HTML Modus des WYSIWYG Editors zu wechseln um dort direkt HTML Code hinzuzufügen. Dieses Recht sollte nur falls wirklich nötig und nur Nutzern mit den dazu erforderlichen Kenntnissen zugewiesen werden.
Hinweis: Verwenden Sie Rechte auf Rollenebene und möglichst nicht explizit für einzelne Nutzer.
Verwenden sie Richtlinien anstatt einzelner Rechte. Richtlinien fassen Nutzer bzw. Rollen und deren Rechte zu einer Einheit zusammen.