Aufgaben

Der Workflow 

Im Menü Workflow werden die Workflow-Aktivitäten in Form eines Aufgaben-Managements zusammengefasst.

Workflow – Interne Aufgaben: Aufgaben Manager

Um Arbeitsabläufe über die Vergabe von Aufgaben ‑ etwa wie in Microsoft Office Outlook ‑ zu organisieren, gibt es den Aufgaben Manager. Dieser ist im Wesentlichen für Redakteure gedacht, die sich Aufgaben direkt zuweisen oder (bei eingeschaltetem Workflow) Aufgaben automatisch zugewiesen bekommen.

Hinweis: Der Workflowwird in den Portaleinstellungen konfiguriert (Menü Setup-> Portaleinstellungen -> Workflow).

Neue Aufgaben können erstellt und einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Es kann ein Endzeitpunkt für die Erledigung, der Status und die Priorität festgelegt werden. Standardmäßig können zwei Verfahrensweisen für die Erstellung von Aufgaben gewählt werden.
 

1. Methode ‑ Erstellung von allgemeinen Aufgaben in der Aufgabenliste:

Öffnen Sie das Menü „Workflow ® interne Aufgaben“ um die Aufgabenliste anzuzeigen. Standardmäßig werden alle Aufgaben angezeigt, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Bei einem Klick auf die Spalten-Namen können diese entsprechend auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierung wird durch einen kleinen roten Pfeil angezeigt.
 

Abb.: Die Aufgabenliste im Menü Workflow -> Interne Aufgaben

1. Die Aktualisierungsschaltfläche
2. Filter „Erledigte Aufgaben ausblenden“ und „Erledigte Aufgaben einblenden“ um die Listenansicht anzupassen
3. Eine neue Aufgabe erzeugen.
4. Durch Klicken auf den Aufgabenname kann die Aufgabe geöffnet werden (Popup).

Wird eine neue Aufgabe erstellt erscheint folgender Dialog:
 

Abb.: Erstellen einer neuen Aufgabe

• Im Feld Betreff (Subject) sollte ein kurzer Betreff der Aufgabe angegeben werden.
• Für eine Beschreibung wird das Feld Kurzbeschreibung angeboten. Dieses kann ggf. auch leer gelassen werden. Stattdessen ist es möglich, unter Textdaten (Textdata) eine längere Beschreibung im WYSIWYG Editor zu erfassen.
• Der Benutzer, der die Aufgabe erzeugt hat, wird im Feld Auftraggeber (Creator) angezeigt.
• Im Feld Gesamtstatus (Total Status) wird der Bearbeitungszustand angezeigt, der von den Bearbeitern vermerkt wurde.
• Das Feld „Fällig am“ (due on) zeigt das Fälligkeitsdatum an.
• Unter „Mein Bearbeitungsstatus” kann z.B. angegeben werden, ob sich die Aufgabe bereits in Bearbeitung befindet.
• Weiterhin kann ein Erinnerungsdatum gesetzt und die Aufgabe priorisiert werden.

Nach der Eingabe klicken Sie bitte in der Symbolleiste auf „Speichern”. Den WYSIWYG Editor finden Sie unter Textdaten (Textdata). Hier können Sie auch Bilder oder Screenshots einfügen.
Nach der Eingabe müssen Sie speichern.

Klicken Sie nun auf den Reiter „Verantwortlich“ um die Aufgabe einem Benutzer oder einer Rolle zuzuweisen.
 

Abb.: Eine Aufgabe einem Verantwortlichen zuweisen

Um Aufgaben einem Benutzer oder einer Rolle zuzuweisen, klicken Sie bitte auf die entsprechende Schaltfläche. Der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat, ist der Einzige, der die Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche auch abschließen kann. Wird die Aufgabe abgeschlossen, so verschwindet sie von der Aufgabeliste aller verantwortlichen Benutzer.

Wenn Sie mit der Aufgabe ein oder mehrere Objekte verknüpfen wollen, können Sie dies über den Reiter „Verknüpfte Objekte” tun. Dadurch kann angezeigt werden, für welche Objekte diese Aufgabe bestimmt ist.

 

2. Methode ‑ Erstellung von objektbezogenen Aufgaben:

Alternativ kann jederzeit in allen Objekten direkt eine objektbezogene Aufgabe erstellt werden. Dazu wird die Aufgaben-Schaltfläche neben der Sprachwahl eingeblendet.
 

Abb.: Von einem Objekt aus eine Aufgabe erstellen. Der Bezug zum Objekt bleibt dabei erhalten.

Die zweite Methode ist sehr komfortabel, da der Aufgabe automatisch das bearbeitete Objekt zugewiesen wird. Die weitere Eingabe erfolgt analog zur ersten Methode.
 

Abb.: Beispiel einer erstellten, dem Objekt angehängten, Aufgabe

Bei der Aufgabenerstellung aus einem Objekt wird dieses automatisch mit der Aufgabe verknüpft, siehe die obige Abbildung. Diese zeigt eine, dem Objekte angehängte, Aufgabe.

Portalweite Einstellungen für Workflow

Workflow und Zuständigkeiten

Folgende Workflow-Varianten sind standardmäßig in contentXXL verfügbar:

• „trivial“
• „trivial with notify“ und
• „basic“

Dies kann entsprechend den Erfordernissen für den gesamten Auftritt gesetzt und für einzelne Bereiche modifiziert werden. Alle Workflows können unabhängig davon eingestellt werden, ob die Versionierung eingeschaltet ist oder nicht. Im Falle des „basic“ Workflow ist das Verhalten bei aktivierter bzw. deaktivierter Versionierung unterschiedlich.

trivial Workflow: Die Freigabe erfolgt automatisch. Der Redakteur kann so in bestimmten Bereichen schnell und einfach Inhaltsänderungen durchführen, obwohl der Workflow portalweit aktiviert ist. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Redakteur den Inhalt selbst prüfen und die volle Verantwortung hierfür übernehmen kann (z.B. Beiträge der Mitarbeiter in einem Intranet). 

trivial with notify: Bietet genau die gleiche Funktionalität wie der „trivial” Workflow, sendet aber zusätzlich eine Benachrichtigungs-E-Mail an die ausgewählte Adresse.

basic Workflow: Beinhaltet eine Überprüfung der Änderungen in Form eines zweistufigen Workflows (4-Augen-Prinzip). Zum Beispiel muss die für den Inhalt verantwortliche Person den Inhalt freigeben, damit neue Objektversionen oder Änderungen an bestehenden Inhalten für Besucher der Website sichtbar werden. Die Verantwortung für den Inhalt wird Benutzern oder Rollen auf Portalebene oder auf Modulebene zugewiesen. Diese müssen allen Änderungen zustimmen, damit sie wirksam werden. Ein solcher Workflow kann bei deaktivierter Versionierung durch folgende Aktionen ausgelöst werden:

• Speichern von Objekten
• Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (d.h. Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung)

Intern wird auch bei deaktivierter Versionierung eine Arbeitsversion zusammen mit der aktuellen Version gespeichert.

Bei aktivierter Versionierung wird der Workflow durch folgende Aktionen ausgelöst:

• Einchecken einer Version
• Änderungen in der Veröffentlichung eines Objekts (Änderung des Veröffentlichungszeitraums, Aufheben der Veröffentlichung)

In jedem Fall ist die Zustimmung der für den Inhalt verantwortlichen Person erforderlich.

Diese wird per E-Mail benachrichtigt, dass eine Workflow-Aktion ansteht.

Die entsprechende Aufgabe (z.B. eine Anfrage zur Veröffentlichungsänderung) kann über einen Link in der E-Mail oder über die Aufgabenliste aufgerufen werden.

Wenn Aufgaben innerhalb eines Workflows automatisch zugeordnet werden, wird der Empfänger auch per E-Mail benachrichtigt.

Im Gegensatz zu anderen Aufgaben sind beim Workflow nur bestimmte Aktionen möglich (z.B. genehmigen oder zurückweisen). Die folgenden Workflow-Stufen können nur nach Genehmigung wirksam werden, etwa geänderter Inhalt nach Genehmigung einer Änderungsanfrage.

Die anfragende Person wird nur dann per E-Mail benachrichtigt, wenn die Anfrage zurückgewiesen wurde. In diesem Fall wird, zusätzlich für diesen Benutzer, eine neue Aufgabe erzeugt.
 

Abb.: Eine geöffnete Workflow-Aufgabe

Arbeiten mit einem Workflow erleichtert die Organisation in geschützten Bereichen (wie etwa Presseveröffentlichungen), wo bereits die Verantwortlichkeiten für Veröffentlichungen definiert sind, erheblich. In anderen Bereichen und bei sehr umfangreichen Inhaltsänderungen kann es unter Umständen hinderlich sein, wenn die Voraussetzung – eindeutige Zuständigkeiten – nicht gegeben ist.

Wir empfehlen, die redaktionellen Arbeiten erst einmal ohne Workflowzu beginnen, um Erfahrungen zu sammeln und die Grundzüge des Systems zu verstehen, bevor Workflows definiert und aktiviert werden.
 

Kundenspezifische Workflows und Systemintegration

Es können weitere kundenspezifische Workflows projektabhängig implementiert werden.

Offener und flexibler, aufgabenorientierter Workflow

Zusätzlich zu den vordefinierten Workflows mit festen Aktionen und Verantwortlichkeiten sind für das Tagesgeschäft auch operative, nicht vordefinierte Vorgänge nötig. Das kann mit Aufgaben erledigt werden. Die manuelle Zuweisung von Aufgaben stellt eine sehr flexible Erweiterung der Workflow-Möglichkeiten dar.

Aufgaben können allen Objekten zugeordnet werden, z.B. Artikeln oder Kontakten, Seiten und Modulen, müssen aber keinen Bezug zum Inhalt haben.

Die Zuordnung kann entweder automatisch durch das System erfolgen oder manuell. Aufgaben werden Benutzern oder Rollen zugeordnet. Wenn die Aufgabe einer Rolle zugeordnet wird, übernimmt sie ein Rollenmitglied. Die Aufgabe ist dann für die restlichen Rollenmitglieder nicht mehr sichtbar.

Wenn die Aufgabe hingegen an mehrere Benutzer vergeben wird, muss jeder einzelne die Aufgabe abschließen um die Aufgabe insgesamt zu erledigen.

Aufgaben können verschiedene Statusinformationen wie „In Bearbeitung“, „Zurückgestellt“ usw. aufweisen. Ebenso haben sie einen Gesamtstatus, der aus den diversen Unteraufgaben resultiert; z. B. wird eine Aufgabe nur dann als erledigt deklariert, wenn alle Beauftragten ihren Teil erfüllt haben.

Aufgaben haben neben den üblichen Metadaten wie Titel und Beschreibung ein Fälligkeitsdatum sowie ein Texteingabefeld (WYSIWYG) für zusätzliche Informationen.
 

Abb.: Die Zuordnung von operativen Aufgaben ergänzt die vordefinierten Workflows

Wenn man im Objekt-Edit-Manager eine objektbezogene Aufgabe zuordnet, wird das betreffende Objekt mittels Content Relationship Management mit der Aufgabe verknüpft.

Übertragene Aufgaben können abgelehnt oder an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden. Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien können vollständig auf Aufgaben angewendet werden. Ohne eine Angabe von Zugriffsrechten wird automatisch die Standardrichtlinie angewandt.

Eine zentrale Aufgabenliste im Sitemanager ermöglicht verschiedene Sichten. Standardmäßig werden offene Aufgaben mit den beteiligten Benutzern angezeigt. Alle Änderungen an der Aufgabe sind in einem Protokoll festgehalten. Der Ersteller der Aufgabe behält die volle Kontrolle über die Erledigung (Status „Erledigt“).

Aufgaben sind eine große Hilfe beim Organisieren operativer Arbeiten bezüglich Inhalt, Ressourcen oder Strukturen.

Die Anwendung ist komplett Browser-basiert, d.h. es ist keine zusätzliche Software, wie z.B. Outlook erforderlich. Die vorhandene Infrastruktur (E-Mail) ist über SMTP integriert. Sie brauchen die vertraute Umgebung des Sitemanagers nicht zu verlassen. Aufgaben sind unabhängig vom aktuellen Arbeitsbereich zentral verfügbar. Externe Mitarbeiter können leicht einbezogen werden, da die Mitgliedschaft im Windows Active Directory dazu nicht erforderlich ist. Man behält den Überblick, da alle Vorgänge aufgezeichnet werden.