Ressourcen Verwaltung
Dieser Bereich wird von Redakteuren häufig verwendet. Er ermöglicht einen zentralen Zugang zu allen im System verwendeten dateibasierten Ressourcen wie Bilder, Dokumente und andere Medien. Diese Ressourcen sind zwar im Dateisystem abgelegt, werden aber über den contentXXL Ressourcen-Manager in der Datenbank verwaltet.
Der Ressourcen-Manager wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft Ihnen, Dateien von Ihrem PC auf den Server zu übertragen (Upload), diese dort zu bearbeiten und den betreffenden Inhalten zuzuordnen.
Beim Upload von Grafik-Dateien werden automatisch Vorschaubilder erstellt. Sofern projektspezifisch implementiert, können komplexe Vorgänge wie Bildbearbeitung oder automatische Veröffentlichung mit dem Upload verknüpft werden (kundenspezifische Anpassung). Beispielsweise ist es möglich, ein Bild nach dem Upload in mehreren verschiedenen Auflösungen bereitzustellen und automatisch in einer Bildbibliothek zu veröffentlichen.
Es wird ein Verwendungsnachweis geführt, der das Löschen von Ressourcen verhindert, solange diese verwendet werden. Für jede Ressource wird deren Verwendung detailliert dargestellt.
Die Darstellung der Ressourcen ist in verschiedenen Ansichten (Liste, Miniaturansicht) – vergleichbar zum Windows Explorer – möglich. Zusatzinformationen zu Ressourcen wie z.B. Quelle oder Bezeichnung können erfasst werden. Dies ermöglicht ein schnelles Auffinden der Ressourcen über die Suchfunktion. Eine nachträgliche Neugliederung Ihrer Dateistruktur ist jederzeit möglich (z.B. weil sich zu viele Dateien in einem Verzeichnis angesammelt haben) und wirkt sich nicht auf die Webseiten aus, die die betroffenen Ressourcen verwenden. Ihre Arbeit wird durch Leistungsmerkmale wie Mehrfachauswahl und Gruppenoperationen (z.B. das gleichzeitige Verschieben von mehreren Dateien) erleichtert. Zusätzlich hilft der Verwendungsnachweis festzustellen, wo diese Ressource im Moment verwendet wird. Mit dem Link können Sie dann zu dieser Seite wechseln. Ein unbeabsichtigtes Löschen wird durch den Verwendungsnachweis ausgeschlossen.
Hier werden die Funktionen angezeigt:
- A: Schaltfläche zum Aktualisieren des Verzeichnisbaumes bzw.
Suchfeld zur Auffindung von Dateien und Bezeichnungen.
- B: Zeigt die bereits vorhandene Ordnerstruktur an.
- C: Zeigt Ihnen den Pfadnamen an.
- D: Blendet den Verzeichnisbaum aus und ein.
- E: Zeigt das Dateisymbol.
- F: Der Dateiname
- G: Zeigt an, wie oft die Ressource bereits im Portal verwendet wird.
- H: Größenangabe der Datei
- I: Auflösung der Datei
- J: Datum / Uhrzeit, wann die Datei hinzugefügt wurde.
- K: Ressource bearbeiten: Basisdaten, Verwendungsnachweis, Zugriffsrechte dieser Ressource
- L: Zip-Datei hochladen
- M: Eine neue Ressource einfügen
- N: Öffnet die Eigenschaften und Details zum gewählten Ordner.
- O: Neuer Ordner
- P: Aktualisieren
- Q: Umschaltung zwischen Detail- und Miniatur-Ansicht
- R: Ausgehend von der Modulverwaltung: Durch Anklicken fügt das Symbol die entsprechende Datei in das aktive Dokument ein.
VORSCHAUFUNKTION
Die Ressourcen-Verwaltung beinhaltet eine Vorschaufunktion (Miniaturansicht) für Bilddateien. Die Umschaltung erfolgt im Drop-down (Q) von „Details“ auf „Miniaturansicht“.
SUCHFUNKTION
Wenn Sie ein bereits hochgeladenes Bild suchen, können Sie in das Feld „Suche" ein Suchkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt, die diesem Kriterium entsprechen. Gesucht wird über die der Ressource beim Hochladen zugeordneten Metainformationen und den Dateinamen.
SPEZIELLE SUCHFUNKTION
Gesetzt den Fall es befindet sich ein Bild auf der Website, bei dem nicht bekannt ist, wo es abgelegt bzw. wie die Bilddatei benannt wurde, können Sie mit folgender Methode dieses kenntlich machen.
Sie können nach der Ressource Assign ID (RAID) bzw. der Ressource ID (RID) suchen.
Die Eingabe erfolgt in dieser Form [RAID=123] bzw. [RID=123]. 123 steht für die jeweilige Nummer.
An die RAID kommen Sie über den Quelltext (rechte Maustaste auf der Website) der Webseite (hier ist KEIN Dateiname oder Pfad verfügbar, sondern NUR die RAID).
VERZEICHNISSTRUKTUR
Die Ablage von Ressourcen in der Ressourcen-Verwaltung und damit die Verzeichnisstruktur kann entsprechend den Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen organisiert werden.
Für die Speicherung der Ressourcen müssen die Ablagestrukturen (Verzeichnisse/Ordner) über die Ressourcen-Verwaltung definiert werden. Die Standardstrukturen werden bereits beim Erstellen eines Portals angelegt.
Abb.: Ressourcen-Verwaltung – Popup für „Anlegen einer neuen Ressource“
Man kann die Ordnerstruktur in der Ressourcen-Verwaltung wie folgt einrichten.
Um Unterordner zu erstellen markieren Sie bitte zuerst den Ordner in der Ressourcen-Verwaltung, von welchem Sie einen Unterordner erstellen wollen, wählen dann bitte die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Ordnersymbol.
Daraufhin öffnet sich ein „Popup Fenster“, in welchem Sie nun bitte den neuen Ordnernamen eingeben und anschließend den „Speichern“-Button drücken.
Hinweis: Die Wahl einer geeigneten Verzeichnisstruktur ist von großer Bedeutung. Berücksichtigen Sie hierbei Aspekte wie Zugriffsrechte und Organisationsstruktur. Wir schlagen vor, unterschiedliche Verzeichnisse für verschiedene Rollen anzulegen. Ebenso sollten für vertrauliche Inhalte eigene Ordner verwendet werden.
Den Objekten werden dann automatisch die korrekten Zugriffsrechte entsprechend den zugewiesenen Sicherheitsrichtlinien vergeben.
Hinweis:Die Anzahl von Ressourcen in einem einzelnen Ordner sollte sich an der vorhandenen Bandbreite orientieren. Sonst kann das Browsen in den Verzeichnissen mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Die detaillierte Handhabung des Ressourcen-Managers ist im Handbuch für Redakteure beschreiben.