Newsletter Objekt:
Für jeden neuen Newsletter-Typ (z.B. Sales Newsticker) wird ein neues Objekt benötigt, nicht jedoch für jeden versendeten Newsletter (z.B. Sales Newsticker 12/2008). Der Inhalt des versendeten Newsletters kann nach dem Versand überschrieben werden.
Basisdaten eines Newsletters
Abb.: Das Basisdaten Formular eines Newsletters.
Die einzelnen Felder der Basisdaten haben die folgende Bedeutung:
- Titel: Der Titel dient zum identifizieren des Newsletters.
- Beschreibung: Kann zum Speichern von internen Bemerkungen zum Newsletter genutzt werden.
- Absender Parameter: Jede Newsletter-Typ kann seinen eigenen Absendernamen, Absender-Email-Adresse und Betreff besitzen. Diese Informationen werden beim Empfänger im Email-Programm (z.B. Outlook) angezeigt.
Hinweis: Wählen Sie die Absender-Angaben so, das Ihr Newsletter nicht als Spam gekennzeichnet wird. Prüfen Sie dies möglichst mit einem Testversand an verschiedene Provider.
- Anrede: Die Anrede kann für jeden Newsletter durch Platzhalter neu bestimmt werden. Es besteht die Möglichkeit eine „persönliche Anrede“, eine „formale Anrede“ (jeweils in männlicher und weiblicher Form) wie auch eine „Allgemeine Anrede“ zu wählen. Je nach den ge-speicherten Benutzerinformationen wird die passende Anrede verwendet. Die Platzhalter [c:Firstname] und [c:Lastname] werden mit den entsprechenden Feldern der Kontakttabelle gefüllt.
Wenn Sie die Ausdrücke wie in der obigen Abbildung verwenden, wird die persönlich-vertraute Anrede nur dann genutzt, wenn das Geschlecht, der Vorname und der Nachname des Empfängers erfasst sind. Sollte z.B. der Nachname nicht bekannt sein, so wird der freie Anredetext verwendet.
TEXT / HTML Inhalt
Der Inhalt des Newsletter kann als TEXT- wie auch HTML-Version gespeichert werden. In der Textversion wird eine Unterteilung in Kopfzeile, Textbereich und Fußzeile verwendet. Die drei Teile werden dann beim Versand zusammengefügt.
Es ist eine typische Anforderung, dass dem Empfänger im Newsletter die Möglichkeit zum Abbestellen angeboten wird. Ein entsprechender Link wird durch den Platzhalter „[Unsubscri-beLink]“ generiert. Wenn der Abonnent seine Daten ändern können soll, wird der Platzhalter „[EditSubscriptionLink]" verwendet.
Wenn Sie besuchte Links verfolgen wollen (Link tracking), setzen Sie einfach den Platzhalter [link] vor und [/link] nach den Link. Beispiel: In TEXT-Emails schreiben Sie
[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]
In HTML-Emails verwenden Sie
<a href="[link]http://www.mycompany.com/interestingArticle.html[/link]">
Einstellungen
Für die Verwaltung eines Newsletters, z.B. für die Aktivierung und Abmeldung müssen verschiedene Einstellungen getroffen werden.
Abb.: Einstellungen werden im zusätzlichen Register „Einstellungen“ vorgenommen
Einstellungen zur Aktivierung:
E-Mail für Aktivierung senden
Falls ausgewählt, wird das Double-Opt-In Verfahren zur Aktivierung angewendet. Das bedeutet, dass ein neuer Abonnent zunächst eine Aktivierungs-E-Mail erhält, und einen Link in der Aktivierungs-E-Mail anklicken muss, bevor er den gewünschten Newsletter erhält.
Versende letzten Newsletter nach Aktivierung
Falls ausgewählt, erhält der Abonnent den letzten Newsletter automatisch nach erfolgreicher Registrierung. Beachten Sie, dass es keine Versionierung der Newsletter gibt – der aktuelle Newsletter-Inhalt wird versendet.
Weitere Parameter für die Aktivierungs-E-Mail
Weitere Parameter können in den Feldern „Absender Name“, „Absender E-Mail“, „Betreff“ und „Text E-Mail“ gesetzt werden. Verwenden Sie den Platzhalter [ActivationLink] in der Aktivierungs-E-Mail, wenn Sie das Double-Opt-In Verfahren verwenden wollen.
Template ‘erfolgreich aktiviert’
Das unter “Template ‘erfolgreich aktiviert’” ausgewählte Template wird angezeigt, wenn der Abonnent den Aktivierungslink klickt und die Anmeldung erfolgreich war.
Template ‘Fehlermeldung’
Falls ein Fehler bei der Anmeldung auftritt, z. B. weil der Abonnent bereits für diesen Newslet-ter registriert war, wird das ausgewählte „Template ‚Fehlermeldung‘“ angezeigt.
Einstellungen zur Abmeldung:
Template ‚erfolgreich abmelden‘
Dieses Template wird nach erfolgreicher Abmeldung angezeigt.
Template ‚Fehlermeldung‘
Dieses Template wird angezeigt, wenn ein Fehler bei der Abmeldung auftritt, z. B. wenn der Newsletter bereits früher abgemeldet wurde.
Newsletter Einstellungen:
Die BaseURL muss für die Linkbildung und verlinkte Ressourcen korrekt gesetzt sein. Zum Beispiel: Wenn Sie Bilder Ihrer Webseite verwenden, wird der relative Pfad unter Verwendung der Base URL durch einen absoluten Pfad ersetzt.
SMTP Einstellungen:
Ein SMTP Server muss nicht unbedingt eingetragen werden (es wird dann der Standardwert verwendet). Näheres finden Sie im Handbuch für Administratoren.
Import, Test und Versand
Von allen Registern aus erreichen Sie die Funktionen „Import Abonnenten“, „Versenden – Test“ und „Versenden“.
Um Abonnenten zu importieren, benötigen Sie eine Textdatei mit (; separierten) E-Mail-Adressen. Man kann den Aktivierungsstatus auf „aktiviert“ voreinstellen. Dann ist keine erneu-te Aktivierung durch die Empfänger erforderlich. Bitte beachten Sie, dass ein Import eines Abonnenten nur einmal pro Email-Adresse möglich ist, da intern ein contentXXL-Benutzer mit eindeutiger E-Mail Adresse angelegt wird.
„Versenden – Test” versendet den Newsletter sowohl in TEXT als auch HTML-Format an die Email-Adresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Redakteur).
„Versenden“ löst das Verschicken des Newsletters an alle Abonnenten aus.
Newsletter Statistik
Das Newsletter-Modul beinhaltet eine Statistik zu den Abonnements und zur Verwendung des Newsletters (Link-Tracking).
Abb.: Das Statistik Formular eines Newsletters
Oben links können Sie die Reportart (Bericht) wählen.
- „Aktivierte Abonnements” zeigt Abonnenten, die sich zwischen Startdatum und Enddatum erfolgreich für den Newsletter registriert haben.
- „Alle Abonnements“ zeigt Email und Kontaktdaten aller Abonnenten unabhängig vom aktuellen Status.
- Wenn Sie Link tracking verwenden, finden Sie die Ergebnisse unter „ Besuchte Links (Ranking)”
- „Newsletter Sendefortschritt“ zeigt während des Versendens des Newsletter den Sen-defortschritt. Die „Aktualisieren”-Schaltfläche oben rechts muss verwendet werden, um den aktuellen Stand abzurufen.
- Wenn sich Abonnenten vom Newsletter abgemeldet haben, werden sie unter „Abgemeldete Benutzer“ gelistet.
- Möglicherweise aufgetretene Fehler beim Versand des Newsletters können Sie unter „Letzte Fehler“ sehen.
- „Nicht aktivierte Abonnements” listet Benutzer, von denen das System noch keine Email-Bestätigung erhalten hat. Möglicherweise haben diese Benutzer die Aktivierungsmail nicht erhalten (Spam).
Alle Ergebnisse können nach Startdatum, Enddatum und Email-Adresse gefiltert werden. Wenn keine E-Mail eingegeben wird, erhalten Sie alle Treffer.
Report Export: Für weitere Auswertungen können die Daten entweder im XML- oder CSV-Format exportiert werden.
Vonseiten des Redakteurs sind hier keine weiteren Einstellungen vorzunehmen. Zur Administration vgl. Handbuch für Administratoren. Eine detaillierte Beschreibung der Customization Points und Templates finden Sie im Partner- und Supportportal.