Die Ressourcen-Verwaltung
Als Ressourcen bezeichnet man sämtliche statischen Dateien, die im System verwendet werden. Dazu gehören neben allen Bildern auch die Download-Dokumente wie PDF-Dateien, Videoformate, Grafiken etc.
Diese Dateien werden physikalisch im Dateisystem auf dem Server abgelegt. In der Datenbank befinden sich die zugehörigen Meta-Informationen und der Ablagepfad der Dateien.
Überblick und Einführung
Die Ressourcen-Verwaltung wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen ‑ Dateien wie Dokumente oder Grafiken – von Ihrem Computer zum Server zu übertragen (Upload), dort zu verwalten und den Inhalten zuzuordnen.
Beim Upload von Grafiken werden automatisch Vorschaubilder erzeugt. Die Darstellung ist, vergleichbar dem Windows Explorer, in verschiedenen Ansichten (Liste, Miniaturansicht) möglich.
Zusatzinformationen zur Ressource (z.B. Quelle oder Bezeichnung) können erfasst werden. Diese gestatten über eine Suchfunktion das schnelle Auffinden der Ressourcen. Eine nachträgliche Umordnung bei wachsendem Medienaufkommen ist möglich (und ohne Beeinträchtigung der Webseiten, die diese Ressourcen verwenden).
Es wird ein Verwendungsnachweis geführt, d.h. Sie können ganz leicht feststellen, wo Sie diese Ressource im Moment verwenden und über einen Link auf diese Seite wechseln. Das unbeabsichtigte Löschen von Ressourcen, die bereits verwendet werden, wird verhindert. Die Verwendung muss VOR dem Löschen aufgehoben werden, ansonsten kann die Ressource nicht gelöscht werden.
Was ist in der Ressourcen-Verwaltung erlaubt?
Konventionen bei der Dateibezeichnung. Grundsätzlich können Sie beliebige Dateien in der Ressourcen-Verwaltung hochladen.
Die Namen müssen dabei folgenden Konventionen entsprechen:
- maximal 256 Zeichen für Dateinamen
- maximal 128 Zeichen für Ordnernamen
- Die Anzahl der Ordner bzw. die Tiefe der Schachtelung ist nicht begrenzt, die Länge der Pfadangabe darf jedoch insgesamt 512 Zeichen nicht überschreiten.
- Verwendete Umlaute, die im Datei- oder Ordnernamen verwendet werden, wandelt die Ressourcen-Verwaltung in die gängige AE, OE oder UE Zeichenfolge um.
- Sonderzeichnen, die vom Betriebssystem her nicht erlaubt sind, wie: /\:*?"<>| werden in einen Unterstrich _ umgewandelt.
- Folgende Sonderzeichen sind erlaubt: !§$%&=²³{[]}´`~#_-.,;
- Die maximale Dateigröße, die Sie in der Ressourcen-Verwaltung hochladen können, wurde durch einen Eintrag in der web.config konfiguriert und von Ihrem Administrator auf 200 MB beschränkt.
Die Anzahl der Dateien in einem Verzeichnis ist nicht begrenzt. Die Performance der browserbasierten Anzeige der Liste lässt jedoch bei über 25 Dateien stark nach. Deshalb sollte man besser mit mehreren Ordnern arbeiten, anstatt sehr viele Dateien in einen Ordner zu packen.
Das Hauptfenster
Hier werden die Funktionen angezeigt:
- A: Schaltfläche zum Aktualisieren des Verzeichnisbaumes bzw.
Suchfeld zur Auffindung von Dateien und Bezeichnungen.
- B: Zeigt die bereits vorhandene Ordnerstruktur an.
- C: Zeigt Ihnen den Pfadnamen an.
- D: Blendet den Verzeichnisbaum aus und ein.
- E: Zeigt das Dateisymbol.
- F: Der Dateiname
- G: Zeigt an, wie oft die Ressource bereits im Portal verwendet wird.
- H: Größenangabe der Datei
- I: Auflösung der Datei
- J: Datum / Uhrzeit, wann die Datei hinzugefügt wurde.
- K: Ressource bearbeiten: Basisdaten, Verwendungsnachweis, Zugriffsrechte dieser Ressource
- L: Zip-Datei hochladen
- M: Eine neue Ressource einfügen
- N: Öffnet die Eigenschaften und Details zum gewählten Ordner.
- O: Neuer Ordner
- P: Aktualisieren
- Q: Umschaltung zwischen Detail- und Miniatur-Ansicht
- R: Ausgehend von der Modulverwaltung: Durch Anklicken fügt das Symbol die entsprechende Datei in das aktive Dokument ein.
VORSCHAUFUNKTION
Die Ressourcen-Verwaltung beinhaltet eine Vorschaufunktion (Miniaturansicht) für Bilddateien. Die Umschaltung erfolgt im Drop-down (Q) von „Details“ auf „Miniaturansicht“.
SUCHFUNKTION
Wenn Sie ein bereits hochgeladenes Bild suchen, können Sie in das Feld „Suche" ein Suchkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt, die diesem Kriterium entsprechen. Gesucht wird über die der Ressource beim Hochladen zugeordneten Metainformationen und den Dateinamen.
SPEZIELLE SUCHFUNKTION
Gesetzt den Fall es befindet sich ein Bild auf der Website, bei dem nicht bekannt ist, wo es abgelegt bzw. wie die Bilddatei benannt wurde, können Sie mit folgender Methode dieses kenntlich machen.
Sie können nach der Ressource Assign ID (RAID) bzw. der Ressource ID (RID) suchen.
Die Eingabe erfolgt in dieser Form [RAID=123] bzw. [RID=123]. 123 steht für die jeweilige Nummer.
An die RAID kommen Sie über den Quelltext (rechte Maustaste auf der Website) der Webseite (hier ist KEIN Dateiname oder Pfad verfügbar, sondern NUR die RAID).
VERZEICHNISSTRUKTUR
Die Ablage von Ressourcen in der Ressourcen-Verwaltung und damit die Verzeichnisstruktur kann entsprechend den Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen organisiert werden.
Abb.: Ressourcen-Verwaltung – Popup für „Anlegen einer neuen Ressource“
Für die Speicherung der Ressourcen müssen die Ablagestrukturen (Verzeichnisse/Ordner) über die Ressourcen-Verwaltung definiert werden. Die Standardstrukturen werden bereits beim Erstellen eines Portals angelegt.
Man kann die Ordnerstruktur in der Ressourcen-Verwaltung wie folgt einrichten.
Um Unterordner zu erstellen markieren Sie bitte zuerst den Ordner in der Ressourcen-Verwaltung, von welchem Sie einen Unterordner erstellen wollen, wählen dann bitte die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Ordnersymbol.
Daraufhin öffnet sich ein „Popup Fenster“, in welchem Sie nun bitte den neuen Ordnernamen eingeben und anschließend den „Speichern“-Button drücken.
Hinweis: Die Wahl einer geeigneten Verzeichnisstruktur ist von großer Bedeutung. Berücksichtigen Sie hierbei Aspekte wie Zugriffsrechte und Organisationsstruktur. Wir schlagen vor, unterschiedliche Verzeichnisse für verschiedene Rollen anzulegen. Ebenso sollten für vertrauliche Inhalte eigene Ordner verwendet werden.
Den Objekten werden dann automatisch die korrekten Zugriffsrechte entsprechend den zugewiesenen Sicherheitsrichtlinien vergeben.
Hinweis:Die Anzahl von Ressourcen in einem einzelnen Ordner sollte sich an der vorhandenen Bandbreite orientieren. Sonst kann das Browsen in den Verzeichnissen mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Arbeiten mit Ressourcen
Um eine neue Ressource hinzuzufügen, klicken Sie auf die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Dateisymbol, um in den Dateimodus zu wechseln.
Es öffnet sich der Dateiupload-Dialog. Wählen Sie zunächst das Verzeichnis, wo die neue Ressource abgelegt werden soll.
- Basisdaten: Suchen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk aus und geben Sie einen Titel ein. Auch eine Kurzbeschreibung der Datei kann hinzugefügt werden. Klicken Sie nun auf „Speichern“. Die gewählte Datei wird nun in der Ressourcen-Verwaltung hochgeladen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Transfer bei großen Dateien, abhängig von der zur Verfügung stehenden Bandbreite, eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
- Erweiterte Optionen: Hier können beim Upload weitere Ressourcen mit anderen Formaten erstellt werden.
- Dokument: Hier kann bei Upload ein Dokumentenobjekt erzeugt und einem bestimmten Modul zugewiesen werden.
- Verwendungsnachweis: Die Ressourcen-Verwaltung verfolgt, wo und wann eine Ressource verwendet wird. Sie finden die Anzahl, wie oft eine Ressource verwendet wird, in der tabellarischen Ressourcenübersicht. Wo genau die Ressource in Verwendung ist, findet man in den Eigenschaften der Ressource als Links zu den entsprechenden Objekten. Um dieses Bild aufzurufen, klicken Sie in der Ressourcen-Verwaltung einfach auf die Editierschaltfläche (Bearbeiten) der jeweiligen Ressource.
Besonderheiten beim Ressourcen hochladen
Beschränkungen: Einzeldateien dürfen nicht größer als 200 MB sein. Ggf. kann es bei Downloaddateien (z.B. Videos) zum Erreichen dieser Grenze kommen. Wenn ein Komprimieren nicht weiterhilft, können größere Dateien mit geeigneten Tools in kleinere Fragmente gesplittet werden.
Definition Bildgrößen:
Folgende Bildbreiten werden empfohlen:
- 120px Breite für Vorschaubilder in Listenansichten (Thumbnails)
- 200px Breite innerhalb der Artikeltexte (und für Vorschaubild Topthema)
- 380px Breite für Galeriebilder innerhalb Bildersammlungen von Bildobjekten
- 512px-und 2048px für HighRes-Bilder
Einzelne Ressourcen hochladen
Um Ressourcen in Ihre Ordner hochzuladen und künftig im Webauftritt verwenden zu können, wählen Sie bitte in der Ressourcen-Verwaltung Ihren Zielordner aus, benutzen dann bitte die Funktionsschaltfläche „Neu“ mit dem Dateisymbol.
Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie bitte den „Durchsuchen“-Button betätigen.
Sie durchsuchen jetzt Ihren Computer nach der Datei, welche Sie hochladen wollen.
Wählen Sie diese Datei in Ihrem Arbeitsplatz aus und klicken bitte auf „Öffnen“. Jetzt wird Ihnen der Dokumentenpfad Ihrer Datei angezeigt. Optional kann der Ressource vor dem Speichern ein Titel und eine Beschreibung hinzugefügt werden. Dies erleichtert die spätere Suche nach der Ressource, da auch die Beschreibung durchsucht wird.
Ihre Datei befindet sich jetzt zur weiteren Verwendung in der Ressourcen-Verwaltung.
Mehrere Ressourcen gleichzeitig hochladen
Bei größeren Datenmengen besteht die Möglichkeit, mehrere Dateien in einem ZIP-File zu komprimieren und dieses ZIP-File in ein vorhandenes Zielverzeichnis hochzuladen. Dort werden dann alle enthaltenen Einzeldateien wieder entpackt.
Wählen Sie hierzu bitte:
- den Zielordner
- eine Ressource
- und Neu
Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie bitte den „Durchsuchen“-Button betätigen. Wählen Sie die gewünschte ZIP-Datei in Ihrem Arbeitsplatz aus und klicken bitte auf „Öffnen“. Jetzt wird Ihnen der Dokumentenpfad Ihrer ZIP-Datei angezeigt.
Um die ausgewählte Datei jetzt in der Ressourcen-Verwaltung hochzuladen, betätigen Sie bitte den „Speichern“-Button.
Das ZIP-Archiv wird nun automatisch in Ihrem Zielordner entpackt.
Wurden im ZIP-Archiv Verzeichnisse gepackt, so bleibt die Struktur nach dem Entpacken in der Ressourcen-Verwaltung erhalten.
Ressourcen verwenden
Um eine Ressource in das aktive Objekt einzufügen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol (R) in der Ressourcen-Verwaltung. Die Ressource wird nun an der aktuellen Position im aktiven Objekt eingefügt.
Ressourcen verschieben
Selbstverständlich können Sie die Dateien nachträglich umordnen. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien (gleichzeitig STRG und linke Maustaste drücken) aus der Liste, um diese zu selektieren. Mit einem Rechtsklick auf die Ressource wählen Sie die Funktion „Ausschneiden“
Klicken Sie dann in das Zielverzeichnis. Mit einem Rechtsklick wählen Sie die Funktion „Einfügen“. Keine Sorge: contentXXL sorgt automatisch für die richtige Verlinkung von Ressourcen, die in der Website verwendet werden.
Sie können Ressourcen löschen durch vorheriges Markieren und mit Rechtsklick die Funktion „Löschen“ wählen. Es erscheint ein Dialog, ob Sie diese Ressource wirklich löschen wollen oder die Ressource befindet sich in Verwendung und kann deshalb nicht gelöscht werden.
Das System verhindert das versehentliche Löschen von Ressourcen, die derzeit in Verwendung sind. Sie finden hier ebenso einen Überblick über die Benutzung unter dem Register „Verwendung“. Die Stellen, die die Ressource benötigen, werden als Links dargestellt.
Hinweis: Die Ressourcen werden im Dateisystem des Webservers abgelegt, jedoch über die Datenbank verwaltet. Die Meta-Information zu den Dateien wird ebenfalls in der Datenbank gehalten. Ein FTP-Zugang ist nicht erforderlich.
Ordner, für die Sie keine Lese- oder Schreibrechte besitzen, werden rot dargestellt.
Arbeit mit dem Grafik-Editor
Ein einfach zu bedienender, Browser-basierender Grafik-Editor ist ebenso Bestandteil der Ressourcen-Verwaltung und über die Schaltfläche „Bearbeiten“ aufzurufen. Voraussetzung ist, dass es sich bei dem Bild um ein .jpg handelt.
Die Ausführung von Scripts für komplexe Bildbearbeitungsoperationen wird unterstützt. Auch externe Mediendatenbanken können kundenspezifisch integriert werden.
Lösungen von Drittanbietern für erweiterte Bildbearbeitungsoperationen sind als Add-On möglich.
